Une promesse d'achat vient d'être acceptée. Plusieurs délais démarrent au même instant, et chacun se lit à un endroit différent du formulaire. Se tromper d'un jour sur une condition, c'est au mieux un client stressé, au pire une condition échue.
Voici la méthode, telle qu'elle s'applique au Québec sur les formulaires de l'OACIQ. Cet article décrit une pratique de travail, ce n'est pas un avis juridique : le formulaire en vigueur fait toujours foi.
La date de départ n'est pas celle de la promesse
Le point de départ est la date d'acceptation, et c'est celle du dernier document accepté dans le dossier. Dans l'ordre :
- la contre-proposition la plus récente si l'échange en a produit une,
- sinon la bonification,
- sinon la promesse d'achat elle-même.
C'est le premier réflexe à prendre : ouvrir tout le dossier avant de calculer quoi que ce soit, pas seulement la promesse. Un dossier qui a fait trois allers-retours a trois dates possibles, et une seule est la bonne.
La règle de calcul
Le compte démarre le lendemain de la date d'acceptation. Et il court en jours calendaires, pas en jours ouvrables : les fins de semaine et les jours fériés comptent.
Autrement dit, l'échéance d'une condition de N jours tombe à la date d'acceptation plus N plus un jour.
Un exemple pour fixer les choses. Promesse acceptée le 4 juillet, délai d'inspection de 10 jours. Le compte démarre le 5 juillet. L'échéance tombe le 15 juillet. Pas le 14, et pas le 18 sous prétexte qu'il y avait une fin de semaine au milieu.
C'est là que se produit l'erreur la plus fréquente, et elle ne se voit pas tout de suite : le courtier compte en jours ouvrables par habitude, annonce une date à son client, et le décalage ne remonte à la surface qu'au moment où quelqu'un vérifie.
Où lire chaque délai dans le formulaire
Les délais ne sont pas regroupés. Chacun vit dans sa clause, et il faut les récupérer un par un. Sur la version courante du formulaire de promesse d'achat, les emplacements usuels sont les suivants. Vérifiez toujours contre le document que vous avez en main : la numérotation peut évoluer d'une version à l'autre.
| Élément | Où le lire | Nature |
|---|---|---|
| Acheteurs, vendeur, courriels | Section 1 | Information |
| Adresse de l'immeuble | Section 3 | Information |
| Prix final accepté | Section 4.1 | Peut être écrasé, voir les pièges |
| Délai de financement | Clause 6.2 | Se calcule |
| Délai d'inspection | Clause 8.1 | Se calcule |
| Examen des documents de copropriété | Clause 9 | Se calcule, si copropriété |
| Date de l'acte notarié | Clause 11.1 | Date fixe |
| Date et heure d'occupation | Clause 11.2 | Date fixe |
| Inclusions | Clause 11.5 | Information |
| Exclusions | Clause 11.6 | Information |
S'il y a une condition spécifique d'examen de documents, elle vit dans sa propre clause et n'apparaît que si elle a été remplie. Une clause vide ne veut pas dire qu'il n'y a pas de condition, elle veut dire qu'il faut aller vérifier ailleurs dans le dossier.
Les deux dates qui ne se calculent jamais
La date de l'acte notarié et la date d'occupation sont écrites en toutes lettres dans le formulaire, sous la forme « le ou avant le ». Elles ne se dérivent pas de la date d'acceptation.
Ça paraît évident écrit comme ça, et pourtant c'est une confusion courante quand on automatise mal : un système qui applique la même formule à toutes les lignes du dossier va produire deux dates fausses sur les deux plus importantes.
Les deux pièges des contre-propositions
Une contre-proposition ne remplace pas la promesse. Elle la modifie sur les points qu'elle nomme, et laisse le reste intact. D'où deux pièges.
- Une ligne à « s/o » veut dire inchangé, pas rien. Si le délai d'inspection est à « s/o » dans la contre-proposition, ce n'est pas qu'il n'y a plus d'inspection : c'est que le délai de la promesse initiale s'applique toujours. Il faut retourner le chercher dans le document précédent.
- Le prix final n'est pas celui de la promesse. Il est écrasé par la dernière bonification ou contre-proposition acceptée. Le montant de la section 4.1 de la promesse d'origine est souvent périmé au moment où vous calculez.
La bonne méthode consiste à lire les documents dans l'ordre chronologique et à reconstituer l'état final, clause par clause, avant de calculer une seule date.
Le courriel « prochaines étapes » aux acheteurs
Une fois les dates établies, il reste à les transmettre. Le courriel qui fonctionne le mieux tient en cinq blocs, dans cet ordre :
- les félicitations, courtes,
- la liste des échéances avec les dates calculées, écrites en toutes lettres,
- les inclusions et exclusions, pour éviter la discussion trois semaines plus tard,
- vos références d'inspecteurs, en demandant d'être avisé de la date du rendez-vous pour la confirmer avec le vendeur,
- vos références de financement et de notaires, avec le rappel du délai réel.
Ce courriel se rédige une fois et se réutilise à chaque transaction : seules les dates, les noms et l'adresse changent. C'est exactement le genre de tâche qui se prête à un gabarit, et ensuite à une automatisation.
Suivre les dates jusqu'au notaire
Le calcul n'est que le début. Ensuite il faut que quelqu'un surveille. Une fiche par transaction suffit : les parties, le prix final, la date d'acceptation, une case par condition, et un journal de ce qui s'est passé.
La restitution utile n'est pas une liste alphabétique, c'est un ordre d'urgence : ce qui est en retard d'abord, puis ce qui arrive dans les trois jours, puis le reste de la semaine. Et pour chaque échéance, l'action concrète attendue, pas juste un rappel.
Une transaction qui tombe se marque annulée. Elle ne s'efface pas : la promesse non conclue doit quand même être déposée à votre dossier.
Automatiser le calcul, et ce qu'il faut garder à la main
C'est un bon premier chantier d'automatisation, précisément parce que la règle est stricte et vérifiable. Un assistant lit la promesse et toutes ses contre-propositions, reconstitue l'état final, calcule les échéances, prépare le courriel aux acheteurs avec vos références, puis vous prévient avant chaque date.
Ce qui reste à vous, et qui doit y rester : la relecture avant envoi, et la confirmation qu'une condition est réalisée. Une machine ne coche pas une condition toute seule, parce qu'elle ne sait pas si l'inspection s'est bien passée. Vous, oui.
Vos échéances calculées et suivies, sans y penser
L'assistant lit la promesse et ses contre-propositions, calcule les dates, prépare le courriel aux acheteurs et vous prévient avant chaque échéance. Vous relisez, vous confirmez.
Questions fréquentes
Le délai se compte-t-il en jours ouvrables ou en jours calendaires ?
En jours calendaires. Les fins de semaine et les jours fériés comptent. C'est l'erreur la plus fréquente, et elle décale toutes les dates d'un dossier.
Quelle date sert de point de départ au calcul ?
La date d'acceptation, c'est-à-dire celle du dernier document accepté : la contre-proposition la plus récente s'il y en a eu, sinon la bonification, sinon la promesse d'achat elle-même. Le compte démarre le lendemain de cette date.
Que veut dire une ligne laissée à s/o dans une contre-proposition ?
Elle veut dire inchangé, pas rien. Il faut retourner chercher la valeur réelle dans le document précédent. Une contre-proposition ne remplace pas la promesse, elle la modifie sur les points qu'elle nomme.
La date du notaire se calcule-t-elle aussi ?
Non. La date de l'acte notarié et la date d'occupation sont des dates fixes inscrites au formulaire. Elles se lisent telles quelles, elles ne se calculent jamais à partir de la date d'acceptation.
Peut-on automatiser ce calcul ?
Oui, et c'est un bon premier chantier parce que la règle est stricte. Un assistant lit la promesse et ses contre-propositions, calcule les échéances, prépare le courriel aux acheteurs et vous prévient avant chaque date. Vous relisez et vous confirmez chaque condition réalisée.