Politique de confidentialité

01Qui nous sommes

Ce site et nos services sont exploités par deux sociétés constituées au Québec et établies à Montréal. 9575-7738 Québec inc. fait affaire sous le nom Relais IA Immo et vend le Cabinet IA du courtier. Logiciel Swelio Inc. fait affaire sous le nom RelaisIA pour les missions d'agence. Dans cette politique, « RelaisIA » et « nous » désignent la société avec laquelle vous faites affaire.

Nous concevons et installons des solutions d'automatisation et d'intelligence artificielle pour des entreprises, principalement des courtiers immobiliers et des agences de placement.

Site : relaisia.com
Courriel général : info@relaisia.com

02Le responsable de la protection de vos renseignements

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, une personne est désignée responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l'entreprise.

03Les renseignements que nous recueillons

Nous ne recueillons que ce dont nous avons besoin. Concrètement :

Nous ne recueillons aucun renseignement sensible (données de santé, origine, opinions, biométrie), et nous ne demandons jamais de mot de passe. Si un service doit être connecté pendant une installation, c'est vous qui saisissez vos identifiants, sur votre propre poste.

04Pourquoi nous les recueillons

• Vous répondre et organiser nos rendez-vous.
• Vous fournir le service que vous avez acheté et en assurer le soutien.
• Traiter les paiements et émettre les reçus.
• Respecter nos obligations comptables et fiscales.
• Améliorer nos services et notre site.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans vous le demander. Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements à personne.

05Votre consentement

En nous transmettant vos renseignements, vous consentez à ce que nous les utilisions aux fins décrites ci-dessus. Ce consentement est libre, et vous pouvez le retirer à tout moment en nous écrivant. Le retrait n'a pas d'effet rétroactif, et il peut nous empêcher de continuer à vous fournir un service.

Si nous vous envoyons des courriels commerciaux, chacun comporte un moyen simple de vous désabonner, conformément à la loi canadienne anti-pourriel. Un désabonnement est traité sans délai et sans question.

06Les fournisseurs qui traitent vos renseignements

Nous nous appuyons sur des fournisseurs pour faire fonctionner l'entreprise. Chacun n'a accès qu'à ce qui lui est nécessaire :

Aucun de ces fournisseurs n'est autorisé à utiliser vos renseignements à ses propres fins commerciales.

07La communication hors du Québec

À ne pas confondre avec les données de votre mission. Quand nous montons une solution pour votre entreprise, l'hébergement est créé à votre nom, dans la région que vous choisissez, et c'est votre entente qui fixe où vos données résident. La présente section ne parle que des renseignements que RelaisIA recueille pour son propre fonctionnement.

08Combien de temps nous les conservons

• Prospect sans suite : jusqu'à 24 mois après le dernier échange, puis suppression.
• Client : pendant toute la relation, puis 7 ans pour les pièces comptables, comme la loi fiscale l'exige.
• Demande de désabonnement : nous conservons uniquement le minimum permettant de ne plus vous écrire.

Passé ces délais, les renseignements sont détruits ou rendus anonymes.

09Comment nous les protégeons

• Accès limité aux seules personnes qui en ont besoin.
• Authentification à deux facteurs sur les comptes sensibles.
• Clés et mots de passe conservés dans des fichiers chiffrés, jamais dans du code partagé.
• Site servi en HTTPS.
• Vérification de sécurité avant toute mise en ligne d'un outil manipulant des données.

Aucun système n'est infaillible. Nous ne promettons pas le risque zéro, nous nous engageons à agir vite et à vous prévenir si quelque chose arrive.

10Vos droits

La loi québécoise vous donne des droits précis sur vos renseignements. Vous pouvez :

• Y accéder et savoir lesquels nous détenons.
• Les faire corriger s'ils sont inexacts ou incomplets.
• Retirer votre consentement et demander la cessation de leur utilisation.
• Les recevoir dans un format technologique structuré, pour les transférer ailleurs.
• Demander la désindexation d'un lien qui vous concerne, dans les cas prévus par la loi.
• Être informé si une décision vous concernant est prise de façon entièrement automatisée.

Écrivez à confidentialite@relaisia.com. Nous répondons dans les 30 jours. C'est gratuit.

11Les témoins (cookies)

Ce site est volontairement léger. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire et aucun traceur de réseaux sociaux. Les seules données de fréquentation collectées sont agrégées et ne permettent pas de vous identifier.

Les pages de réservation et de paiement, elles, appartiennent à Calendly et à Stripe et suivent leurs propres politiques.

12En cas d'incident de confidentialité

Si un incident présentant un risque de préjudice sérieux survenait, nous vous en informerions ainsi que la Commission d'accès à l'information du Québec, avec diligence, comme la loi l'exige. Nous tenons également un registre des incidents.

13Les données de nos clients et de leurs propres clients

Pendant une installation, nous pouvons voir des dossiers appartenant à nos clients, et parfois des renseignements concernant leurs clients. Trois règles s'appliquent sans exception :

• Ces données restent sur le poste de notre client. Nous ne les copions pas chez nous.
• Nous ne les utilisons jamais pour autre chose que la prestation demandée.
• Nous ne les montrons à personne, y compris dans nos contenus publics et nos vidéos, sauf accord écrit et après anonymisation.

Pour le produit installé chez les courtiers, cela se traduit simplement : les assistants tournent sur l'ordinateur du courtier, ses dossiers restent chez lui, et l'abonnement au modèle d'intelligence artificielle est à son nom, sous les conditions du fournisseur. C'est dans les réglages de son propre compte que le courtier choisit si ses échanges peuvent servir à entraîner les modèles.

Chaque exemplaire livré porte un identifiant lié au nom de l'acheteur. Un outil d'entretien peut préparer, à la demande du courtier, un compte rendu anonyme de son usage. Rien ne sort de son poste sans qu'il l'ait relu et approuvé.

Les professionnels soumis à un secret ou à un code de déontologie, notamment les courtiers immobiliers, restent responsables du respect de leurs propres obligations.

14L'usage de l'intelligence artificielle

Nos outils s'appuient sur des modèles d'intelligence artificielle. Deux choses importantes :

• Aucune décision produisant un effet juridique à votre sujet n'est prise automatiquement par une machine chez nous. Un humain décide.
• Les outils installés chez un client fonctionnent sur son propre abonnement, à son nom, et les échanges relèvent alors de la politique du fournisseur de ce modèle.

15Les modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique. La date de mise à jour en haut de page fait foi. Si un changement touche vos droits de façon importante, nous prévenons les clients actifs par courriel.

16Nous joindre ou porter plainte

Une question, une demande, un doute : confidentialite@relaisia.com. Nous traitons chaque demande dans les 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec, qui surveille l'application de la loi et reçoit les plaintes des citoyens.